Vad innebär attest i elektronisk fakturahantering?

För att slippa flaskhalsar, påminnelser och förseningsavgifter kan det vara smart att se över hur ditt företag arbetar med automatiserad attest. I den här artikeln går vi igenom vad attest egentligen betyder – och hur ett elektroniskt fakturahanteringssystem (EFH) som Winvoice kan automatisera hanteringen av attest och hantering av leverantörsfakturor.

Vad betyder attest?

Att attestera en faktura innebär att en person med rätt behörighet formellt godkänner en kostnad. Det är ett bevis på att:

• Fakturan stämmer med inköpet.
• Kostnaden följer företagets rutiner.
• Fakturan är bokförd på rätt konto.

Kort sagt: attesten är företagets ekonomiska säkerhetsbälte. Den minskar risken för fel, dubbletter och obehöriga betalningar – och är en viktig del av både intern kontroll och revision.

När räcker inte affärssystemets attestfunktion?

Många företag börjar attestera fakturor direkt i sitt affärssystem. Det fungerar ofta bra så länge den inkommande fakturavolymen är låg. Men när antalet leverantörer ökar, projektens storlek växer och fler användare blir involverade i processen uppstår snabbt problem. Här är några kännetecken på att du bör överväga att implementera ett elektroniskt fakturahanteringssystem för att spara både tid och pengar:

• Begränsad flexibilitet: Attest- och kontrollflödena är ofta begränsade, och bristen på automatiska regler för hur fakturor hanteras vid ankomst, till exempel automatisk kontering, leder till onödig manuell handpåläggning.
• Växande kostnader: Fler användare betyder fler licenser. Att lägga till bolag eller användare kräver ofta dyra konsulttimmar vilket gör tillväxt dyrt.‍
• Otydliga roller: Det blir svårt att se vem som ska godkänna vad.‍
• Dålig spårbarhet: Det är oklart var fakturan befinner sig i flödet.‍
• Manuella steg: Felaktig tolkning eller omkontering kräver handpåläggning.

Resultatet? Fakturor fastnar, betalningar försenas och tid försvinner i onödan.

‍

Därför väljer växande bolag ett EFH-system för attest

Ett elektroniskt fakturahanteringssystem, som Winvoice, tar vid där affärssystemet slutar. Det är byggt för att hantera just den delen av processen – snabbt, flexibelt och automatiserat.

Med Winvoice får du:

• Flexibel skalbarhet: Anpassa attestflöden, roller och regler – helt på egen hand och utan dyra konsulttimmar.
• Förutsägbara kostnader: Betala bara per faktura istället för per användare och uppskattad fakturavolym. Du betalar bara för det du faktiskt använder, utan långsiktiga licenser.
• Tydliga roller: Smarta regler säkerställer att varje faktura hamnar rätt.
• Full spårbarhet: Se varje steg i attestprocessen, från mottagen faktura till betalning.
• Automatiserade flöden: Tolkning, kontering och attest sker på autopilot.
• Enkel användning: Snabbt, modernt och lätt att lära sig.

Så automatiserar Winvoice dina attestflöden

Winvoice låter dig själv bestämma hur mycket som ska automatiseras. Våra flöden bygger på tre tydliga steg:

1. Inkommande

När fakturan anländer tolkar Winvoice automatiskt innehållet och föreslår rätt kontering. Smarta mallar och AI gör att mycket av arbetet sker redan innan någon hunnit öppna fakturan.

2. Attest

Du sätter upp egna regler för hur fakturor ska godkännas, till exempel baserat på belopp, leverantör eller projekt. Allt visas i en gemensam vy, även för koncernbolag och redovisningsbyråer som arbetar med flera bolag samtidigt.

3. Kontroll

Innan fakturan går till betalning kan du lägga in ett sista kontrollsteg för extra trygghet.

Resultatet är ett flöde som går att anpassa efter hur din verksamhet faktiskt arbetar - utan friktion.

Mer tid till det som spelar roll

Att automatisera attestflödet kan mer än halvera tiden ditt företag lägger på att hantera leverantörsfakturor, det handlar om att frigöra tid till det som faktiskt skapar värde för din verksamhet.

Med Winvoice eliminerar du stora delar av den manuella handpåläggningen, mejltrådar och väntetider. Allt sker i ett smidigt flöde som växer med företaget.

Vill du se hur Winvoice fungerar i praktiken?

Boka en kostnadsfri demo och upptäck hur Winvoice kan effektivisera ert attestflöde – från första fakturan till betalningen i ert affärssystem.