Styr vem som ska godkänna fakturan utifrån exempelvis belopp, leverantör, projekt och dimension. Följ var fakturan befinner sig i flödet och använd automatiska påminnelser för att följa upp väntande attest.
Från mottagen faktura till godkännande, kontroll och slutbokföring i affärssystemet. Följ ett exempel där projektledaren attesterar först och en faktura över 50 000 kr kräver ett extra godkännande. Beloppsgränsen är ett exempel – ni väljer själva era regler.
En faktura på 60 000 kr kommer in med en referens till ett projekt. Winvoice läser in uppgifterna och tillämpar era regler för kontering och attest. Om ni har kopplat projektet till en ansvarig projektledare kan fakturan styras till rätt person redan från början.
Projektledaren granskar fakturan och godkänner kostnaden. I vårt exempel säger attestregeln att fakturor över 50 000 kr även ska godkännas av en ytterligare ansvarig. Fakturan på 60 000 kr går därför vidare till nästa attestant i den ordning ni valt. Ni kan kombinera regler med OCH och ELLER och utgå från till exempel leverantör, projekt, resultatenhet eller tagg. Beloppet och rollerna i exemplet är valfria – flödet anpassas efter er attestordning.
Efter attest kan ni lägga till ett separat kontrollsteg före vidare hantering i affärssystemet. I exemplet kan ekonomiavdelningen kontrollera fakturans kontering innan den skickas för slutbokföring. Kontrollflöden kan användas för större belopp, avvikelser eller särskilda leverantörer och projekt. Ni bestämmer vilka fakturor som ska omfattas och vem som ansvarar för kontrollen.
Om projektledarens attest dröjer skickar Winvoice automatiska påminnelser. Ekonomiavdelningen kan följa status i översikten och se vilket steg fakturan väntar i. Om något behöver förtydligas kan fakturan skickas för sakgranskning till rätt person. Frågor och kommentarer skickas direkt från fakturan. När sakgranskningen är klar fortsätter fakturan i flödet.
Varje steg i fakturaflödet i Winvoice loggas och arkiveras automatiskt. Du ser alltid vem som gjort vad, när det skedde och hur fakturan har rört sig genom flödet – från mottagning till attest och vidare.
När en faktura är godkänd och skickad till affärssystemet arkiveras den och blir fullt sökbar i Winvoice. All historik finns samlad på ett ställe, vilket gör det enkelt att följa upp, ta ut rapporter eller ge ett tydligt facit vid granskning och revision.
Det skapar trygghet i vardagen, transparens i processen och full kontroll över varje faktura.
Attest fungerar lika bra för ett bolag som för många och flödena fortsätter även när du inte sitter vid datorn.
Boka en demo så visar vi hur Winvoice kan anpassas efter era krav på attest, kontroll och automation.
.avif)
